Small Officeのクラウド利用を考えてみます

Small Officeの運用でクラウドを活用するのは有効なのか

クラウドイメージ
まず、ここで考えているクラウドの活用については、管理人の勝手な思いが含まれています。感覚的な面が大きく、利用者、管理者観点からの内容になっているハズです。認識に誤りがあるかもしれませんので、ご了承ください。
ここでは従業員が10名以下で運用するSmall OfficeのIT機器、サービスを想定しています。

現在、クラウドサービスの活用は一般的なものになっています。大企業よりも小規模な企業の方は活用メリットがあると考えていました。これ自体は、いまも同じ考えですが、なんでもクラウド化すればいいのかと言えば、そうではないと感じています。

クラウドサービスの分類とか種類とか

クラウドサービスの分類として、SaaS、PaaS、IaaSがあります。他にもDBaaS(Databese as a ServiceでSaaSやPaaSの一種と言えると思います)、EaaS(Exploits as a Service)とか、MBaaS(Mobile backend as a Service)などがあるようです。

これらをクラウドサービスの分類として、この分類の中で提供しているサービス種類に分かれます。一般的な企業活動では、メールやオフィスPCで作成したデータを保存するストレージというのは必須に近いものだと思います。

メールサーバのクラウド活用

電子メール(以下、ここでは電子メールはメールと記します)は、IT関連企業ではなくとも利用されている機能です。当然、メール自体が企業活動として必要ない企業も存在すると思いますが、個人の携帯端末であっても連絡用に使っていたりということはあるでしょう。
このメールですが、サーバ自体を自社で構築して管理、運用するというのは容易ではありません。構築するだけならば容易ですが、運用するにはセキュリティ対策やメールデータを保存するストレージなど、日々、情報収集や対策の実施が必要になってきます。送受信するメール量、情報漏洩対策なども考えれば、ある規模以上の企業で専任の部署を持っていれば、自社でメールサーバを運用するメリットはあります。

メールサービスが使用されるようになってから、かなりの年月が経っていて、メールサービスを提供するプロバイダも多数存在します。

有名なところで言えばグーグル社の提供するG Suiteは、無料メールサービスで有名なGmailの企業向けサービスです。このG Suiteにはメール以外の機能も含まれているため、メールサーバという位置付けとは言えないかもしれませんが、オリジナルドメインが使えるメールサービスだけ使うことを考えても、データ領域のサイズが30GBまでならば、1ユーザあたり600円/月という金額です。
スマートフォンと併せてGmailを使っている人には使い慣れたものと言えるかも知れません。

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

もうひとつ、有名なところと言えばマイクロソフト社のExchange Onlineです。Exchange Onlineはマイクロソフトオフィス365を購入していれば、使えたりしますが、Exchange Onlineだけを使用することもできるのでしょうか?データサイズが50GBまでならば、1ユーザあたり440円/月という金額です。
マイクロソフトオフィスを使っていればOutlookを使っている企業も多いので、使い勝手に慣れている方も多いのではないかと思います。

https://products.office.com/ja-jp/exchange/exchange-online

いずれのメールサービスもメールサーバとしてのセキュリティ対策、サーバ自体のハードトラブル対策も行われています。

ここで想定する10人以下の規模の企業では、サーバハードウェアを購入して、メールサーバを構築して運用するとした場合、格安サーバを導入してもいいのですが、ある程度の保守を考えて、名前のあるところの中小規模向けサーバであれば、50万くらいでしょうか。当然もっと価格的に安いものも存在しますので50万というのは一例(CPUがXeon、メモリ128GB、HDD12TBくらいで見積もったところ)になります。ここにOSを入れて(バンドル製品もあると思います)、環境を構築して運用する。サーバ代金以外の視覚化できない運用コストを合わせるとボチボチの金額になります。

仮にG Suiteの月額600円を10人で月6000円として、年間では72000円です。10年使って72万円と考えると、自社にサーバを構築するよりもコストとしては低いと考えます。

クラウドサービスのメールサービスを使うか?

コストの点からはクラウドの方がいいと言えると思います。そしてクラウドサービスのメリットとして、オフィス外からのメールサーバへのアクセスが簡単にできるという点があります。オフィスからでもインターネット上のメールサーバにアクセスするので、同じようにオフィス外に居てもインターネットアクセスができればメールサーバにアクセスできるということになります。

メールについては、少人数であればあるだけ、クラウドサービスを活用した方がメリットが大きいのではないかと考えています。

オンラインストレージサービスの活用

クラウドサービスと言って初めに考えるのはストレージサービスではないでしょうか?ストレージサービスとして有名なところでは、DropBoxやBox、グーグル社のgoogleドライブ、マイクロソフト社のOneDrive、Apple社のiCloudもApple関係の機器からしか使えないですが、インターネットを経由してオンラインストレージを使用するクラウドサービスです。

ほとんどのオンラインストレージサービスは、使用する容量に応じて価格が変わっていきます。個人用途であれば無料というものもありますし、メールサービスであげたG Suiteの30GBという容量はメールだけではなく、オンラインストレージの容量を含んだものです。

オンラインストレージを使用するには、オンラインストレージサービスにログインして、データをアップロードすることでデータをオンラインストレージに保存できます。操作自体は簡単なもので、お客様先でのプレゼン資料をオフィス外で使用したり、修正したりという個人的な使用と、少し違ったところでは、お客様とのデータのやり取り用に使えるファイル転送を目的としたオンラインストレージサービスもあります。

オンラインストレージを使うか?

オンラインストレージを使用するメリットは、自社でハードウェアを持つことがないということだと思います。使用制限の容量を簡単に変更できたりというのは、自社でハードウェアを持っている限りは簡単ではないですから。

有名なオンラインストレージであるDropboxはビジネス向けとして2TBまでが月額1200円/ユーザということで年間24000円です。

Dropbox
https://www.dropbox.com/business

Box
https://www.box.com/ja-jp/pricing

オフィス内にストレージを置くとして、例えばUSB HDDなどは3TBで1万円程度になってきていますし、ネットワークに接続するHDDであるNASであれば、12TBで15万円程度になっています。

オンラインストレージとオフィス内にUSB HDDやNASを使用するのは、コストとしてそれほどの差があるようには思えません。そして、ハードウェアの運用コストもUSB HDDやNASであれば、それほど運用リソースが掛かるとは思えないです。ただ、従業員分のPCのバックアップ(HDD自体のバックアップも考慮が必要)用途や、データ共有、他のシステムとの連携などはクラウドサービスの方が出来ているものがあったりと、用途に応じて使用を考えるということが良いのではないかと思います。

AWSやAzure、Google Cloud

Amazon AWSやMicrosoft Azure、Google Cloud PlatformなどのクラウドコンピューティングはIaaSやPaaSに分類されるものです。これらのクラウドサービスは、ハードウェア自体をサービス化して、利用者が必要に応じて使用するスペックを選択する形態です。あらかじめ決められているものもありますが、多種多様な要求に対応するようになっています。オンプレミスの環境をクラウド上に移行するとか初めからクラウド上に環境を構築するイメージになります。

Amazon AWS
https://aws.amazon.com/jp/

Microsoft Azure
https://azure.microsoft.com/ja-jp/

Google Cloud Platform
https://cloud.google.com/?hl=ja

いずれのサービスもサーバの購入費用や管理費用という一番コストの掛かる部分を圧縮できるというのがメリットだと思っています。(個人的な感想なので異なる意見があることも理解してます)
また、規模感に合わせて利用サービスを選べるため、Small Officeので活用できるものと思います。例えばオフィス側のルータが故障して、オフィスとインターネットが切断されるようなネットワークが死んだら使えないと言うデメリットはありますが、そんな時は別の方法でアクセスするとかを考えておけばいいのかもしれません。

その他のクラウドサービス

クラウドサービスには経理、会計、勤怠や交通費清算など、システムとして揃えていくには、コストも掛かりそうなものであったり、名刺データの共有などのように、社内で共有を目的としたものなど多種存在しています。
また、ウィルスセキュリティソフトのように常に最新で使用したいものなど、クラウドサービスならではのものがあります。

クラウドサービスは、新しいものがどんどん出てくる分野でもありますので、システムを考えた時点で、同じサービスがクラウドサービスに存在しないかをチェックすることがお勧めかと思います。

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