社内会議用にWeb会議を利用することができるか 準備編

社内専用のWeb会議を利用することは業務に役立つのか?

電話会議、Web会議と言えばオフィス外とのコミュニケーションに用いるツールというイメージがありますが、このWeb会議を社内利用のみを目的として活用すると意味があるのでしょうか。

Web会議の利用シーン

多くの場合、Web会議はオフィス外にいる方達とのコミュニケーションになると思います。同じオフィスにいるのであれば、座席近辺や会議室などで話をした方がフェイスtoフェイスの方がが、より効率的な話ができるからです。

Web会議は、電話端末のみ(回線的にIP通信という意味ではなく、音声のみでの会議を想定)の電話会議と異なり、音声以外にデータの共有が可能になります。例えばスピーカー(話をしている人)が、何について話をしているのかを同じ資料を見ながら聞くことができるのです。電話会議であっても、事前に資料を配布しておけば、同じ効果を得ることができるかもしれませんが、何処についての話であるのかを明確に知ることができるという点では、資料の同じ箇所を見ながらの説明の方が効果的ではないでしょうか。また、資料と言ってもテキストベースのものだけではなく、動画やイメージ、そのイメージをポインターで示すようなことができる、更には操作画面を見せて話をすることができるというのがWeb会議のメリットではないでしょうか。

従って、オフィス外の方(社内でも社外でも)とのミーティングに用いられるのが、一般的な使用方法となるでしょう。

Web会議を社内専用で使用するとは

今回、ここで考える規模は従業員が10名程度を想定しています。オフィスを構えている企業であれば、会議室や会議スペースが配置されていると思います。ただし、10名強の人数が入れる会議スペースは、オフィス全体の何%を占めるのでしょうか?スタートアップで人数が入る程度のオフィスを構えている企業であれば、会議スペースに割り当てる範囲として10名強が入るスペースは難しいのではないでしょうか。

Web会議を社内専用で使用することを考えてみる

このようなオフィスにおいて、社内使用のみのWeb会議で自席から全員参加という方法はないでしょうか?もしかすると数名のチームミーティングでもWeb会議を利用するのであれば、来客用スペース以外には会議室はいらない。ということもあり得るかもしれません。前段で書いているように、フェイスtoフェイスの話は効率的で必要なものですが、3人を超えると立ち話というのもなんですし、確保するスペースとの兼ね合いから会話しないなんてことにはなららいでしょうか?

社外の人とWeb会議をするとした場合、社外からアクセスできる環境にWeb会議サービスが存在している必要があります。多くの場合はCloud形態のWeb会議サービスを利用するでしょう。Cloud形態であることから、利用できるのは社外だけではなく、社内のみのシーンでも利用できます。
多くのWeb会議は従量制で利用時間x単価=利用額になります。社外との打ち合わせには必要ですが社内の利用では割高なコストにならないでしょうか。

無料で利用できるWeb会議サービス appear.in

コストが割高と書きましたが、appear.inなど無料で利用可能なWeb会議サービスがあります。音声メインのものが多いので、Web会議と言っていいのか。という気はします。

https://appear.in/

appear.inについては、過去の記事も参照ください。
無料Web会議サービス appear.in

オンプレミスでWeb会議システムを導入するには

社内で利用するWeb会議サーバをオンプレミスで導入するという選択肢があります。今回想定するオフィスであれば、回線速度はある程度でるでしょうし、それによって業務の影響と言う点も少なく済むかもしれません。
Web会議システムを購入するという考えではなく、オープンソースのWeb会議システムを活用します。社外からの利用シーンを考えないので、セキュリティはあまり考慮する必要はありませんが、社内のネットワーク環境を考慮する必要があります。

オープンソースのWeb会議システム

まず、オープンソースのWeb会議システム自体があるのかを確認しなくてはなりません。調べたところ、いくつかのオープンソースソフトウェアが存在しています。

bigbluebuttonをインストールしてみる

いくつかあるWeb会議オープンソースソフトウェアの中から、評判が良さそうで情報もあるものとしてbigbluebuttonをインストールしてみます。bigbluebuttonは、2007年から開発が始まって2016年5月にversion1がリリースされています。

今回はインストール前の準備までを記載しています。

bigbluebuttonのシステム要件

これはサーバについてなので、会議を利用するクライアントではありません・念のため。

最小システム要件

  • 16.04 64-bit OS
  • 4 GB of memory with swap enabled (8 GB of memory is better)
  • Quad-core 2.6 GHZ CPU (or faster)
  • TCP ports 80, 443,and 1935 are accessible
  • TCP port 7443 is accessible if you intend to configure SSL (recommended), otherwise port 5066 is accessible
  • UDP ports 16384 – 32768 are accessible
  • Port 80 is not in use by another application

推奨

  • 500G of free disk space (or more) for recordings
  • 100 Mbits/sec bandwidth (symmetrical)
  • Dedicated (bare metal) hardware (not virtualized)

こうみると、それほど高スペックを要求している訳ではありませんが、最小限なのでなんとか動くと言う程度かもしれません。

ちなみにCentOSはサポートしていません。

There is no support for CentOS.

We do have experience with CentOS. In April, 2010, we released BigBlueButton 0.64 with RMP packages for CentOS 5.4. However, based on our experience of developing, building, and testing both Ubuntu and CentOS packages, we stopped supporting RPM packages after that release.

Why?

In a nutshell: quality. We found it very difficult to test and maintain packaging for both RPM based systems (primarily CentOS) and Ubuntu. Rather than try to maintain them both and have them “kind of” work, which leads to many, many posts in our forums when users encounter difficulties with an install, we decided to invest heavily in testing and maintaining the Ubuntu packages. They are now very solid and well tested.

If you really want support for CentOS, you can contact one of the following companies for commercial support. Any financial contribution you make for updating and maintaining the CentOS packages will directly benefit other CentOS users in the community.

You can see further discussion on the support for CentOS in issue 1379. (Update: We are getting increasing interest in RPMs for BigBlueButton. We may be updating this section in the future.)

出展:bigbluebutton公式サイト FAQ
http://docs.bigbluebutton.org/support/faq.html#centos

Windowsもサポートしていないようです。

While technically it should be possible to manually install each of components (red5, tomcat7, nginx, LibreOffice, etc.) needed to run BigBlueButton on Windows, we haven’t tried it, nor have we tested it.

If you are a brave soul and want to take a BigBlueButton and manually install the equivalent components (and configuration files) onto a Windows , it should technically be possible. However, beware, no one who has tried this has lived to post a success message to our mailing list :-).

出展:bigbluebutton公式サイト FAQ
http://docs.bigbluebutton.org/support/faq.html#windows

### bigbluebuttonをインストール
bigbluebuttonのインストールに際して、 Ubuntuサーバを用意します。

BigBlueButton requires Ubuntu 16.04 64-bit. See Install BigBlueButton.

We (the core developers) have not installed BigBlueButton on any other version of Ubuntu. It probably won’t work.

と、言っているので、おとなしくUbuntu 16.04 64bitを用意しましょう。下記の内容は、http://docs.bigbluebutton.org/install/install.htmlに従って実施していますが、他サイトでのインストール方法も参考にしています。

  1. Ubuntu 16.04 Serverをインストールします
  2. Ubuntuの設定を行います
    • ダウンロード元の確認を行います
    • $ grep "multiverse" /etc/apt/sources.list
      
      xxxxxx@ubuntu-sv-1604-110:~$ grep "multiverse" /etc/apt/sources.list
      ## multiverse WILL NOT receive any review or updates from the Ubuntu
      deb http://jp.archive.ubuntu.com/ubuntu/ xenial multiverse
      # deb-src http://jp.archive.ubuntu.com/ubuntu/ xenial multiverse
      deb http://jp.archive.ubuntu.com/ubuntu/ xenial-updates multiverse
      # deb-src http://jp.archive.ubuntu.com/ubuntu/ xenial-updates multiverse
      deb http://jp.archive.ubuntu.com/ubuntu/ xenial-backports main restricted universe multiverse
      # deb-src http://jp.archive.ubuntu.com/ubuntu/ xenial-backports main restricted universe multiverse
      deb http://security.ubuntu.com/ubuntu xenial-security multiverse
      # deb-src http://security.ubuntu.com/ubuntu xenial-security multiverse
      
    • /etc/apt/sources.listに deb http://archive.ubuntu.com/ubuntu/ xenial multiverse を追加します
      コマンドもガイドに記載されています
    • xxxxxx@ubuntu-sv-1604-110:~$ echo "deb http://archive.ubuntu.com/ubuntu/ xenial multiverse" | sudo tee -a /etc/apt/sources.list
      
    • パッケージをアップデートします
    • $ sudo apt-get update
      $ sudo apt-get dist-upgrade
      
  3. 公開鍵を入手します
  4. xxxxxx@ubuntu-sv-1604-110:~$ wget http://ubuntu.bigbluebutton.org/repo/bigbluebutton.asc -O- | sudo apt-key add -
    --2017-11-12 18:42:06--  http://ubuntu.bigbluebutton.org/repo/bigbluebutton.asc
    ubuntu.bigbluebutton.org (ubuntu.bigbluebutton.org) をDNSに問いあわせています... 104.130.209.130
    ubuntu.bigbluebutton.org (ubuntu.bigbluebutton.org)|104.130.209.130|:80 に接続しています... 接続しました。
    HTTP による接続要求を送信しました、応答を待っています... 200 OK
    長さ: 3112 (3.0K) [application/octet-stream]
    `STDOUT' に保存中
    
    -                        100%[==================================>]   3.04K  --.-KB/s    in 0s      
    
    2017-11-12 18:42:07 (490 MB/s) - stdout へ出力完了 [3112/3112]
    
  5. BigBlueButtonパッケージのリポジトリを設定します
  6. xxxxxx@ubuntu-sv-1604-110:~$ echo "deb http://ubuntu.bigbluebutton.org/xenial-110/ bigbluebutton-xenial main" | sudo tee /etc/apt/sources.list.d/bigbluebutton.list
    
  7. パッケージリストを更新します
  8. xxxxxx@ubuntu-sv-1604-110:~$ sudo apt-get update
    ヒット:1 http://jp.archive.ubuntu.com/ubuntu xenial InRelease
    ヒット:2 http://jp.archive.ubuntu.com/ubuntu xenial-updates InRelease                              
    ヒット:3 http://jp.archive.ubuntu.com/ubuntu xenial-backports InRelease                            
    取得:4 http://ubuntu.bigbluebutton.org/xenial-110 bigbluebutton-xenial InRelease [2,510 B]         
    ヒット:5 http://security.ubuntu.com/ubuntu xenial-security InRelease                               
    ヒット:6 http://archive.ubuntu.com/ubuntu xenial InRelease                              
    取得:7 http://ubuntu.bigbluebutton.org/xenial-110 bigbluebutton-xenial/main amd64 Packages [4,351 B]
    取得:8 http://ubuntu.bigbluebutton.org/xenial-110 bigbluebutton-xenial/main i386 Packages [549 B]
    7,410 B を 0秒 で取得しました (10.4 kB/s)
    パッケージリストを読み込んでいます... 完了
    


今回はインストール準備までを記載しています。次回デモサイトへのアクセスまでを予定しています。