バックアップは必要ですか?

コンピュータディスプレイ
会社で使用するPCでは、色々なデータや作成済み、作成中のドキュメントなど、自分のPC上に置いている場合があるかと思います。
会社であれば、共有のフォルダなどが用意されているので、そこにデータをコピーしておくことなどが、標準的なプロセスとして、定義されていることも多いのでないでしょうか。
また、メールなどは、メールサーバ上にデータを置いておく形態と、個人フォルダなどにメールデータを移動してくる場合などがあるかと思います。
前者の場合は、会社の決めた保持期間などで削除されたり、アーカイブされたりすると思いますが、ある程度は、メールサーバ側でバックアップが行われているということになるでしょう。
後者の場合は、自分のPC上にデータを置いてあるため、別の場所にコピーしたり、各PCをバックアップする必要があるかと思います。

会社のPC上のデータは会社の資産の一部になるため、消えてしまったでは済まない場合があるので、ファイルのコピーやバックアップソフトを使用してデータが消えた場合に備える必要があるでしょう。
一方で、自宅などで使用する個人のPCの場合はどうでしょうか?
消えると困ることはあると思いますが、多くの場合は、完全に消えてもなんとかなったり、写真などの思い出は消えるかも知れませんが、諦めることもできるデータが多いのではないでしょうか。
この考え方でいくと、バックアップなんて必要ないということになります。なんかあったら、初期化して設定し直せばいい。データを諦めればいい。という考えになるからです。

でも、データを諦めたく無い場合があると思います。
学生さんであれば、自分のPCでレポートを作成していたとか、学生さんではなくても、趣味で音楽を作っているデータとか、絵などの作品を作っている場合は、データが無くなったでは、諦められないかと思います。
このような方には、データのバックアップが必要です。

バックアップとは

デジタルのバックアップは、次のような意味となります。

システム異常や装置の故障などによるデータの破損に備えて、ディスクの内容を複製し、別の記憶装置やメディアに保存すること。コンピューターの中身は、こまめにバックアップをとるのが望ましい。システムがクラッシュしてデータが破壊されてもバックアップをとっていれば、バックアップ時点の状態にまでは戻せる。バックアップしたファイルを再びシステムに戻すことを復元という。バックアップに使う装置は、大容量ハードディスクやDVDなどのリムーバブル・メディア、ネットワーク上のボリュームなどが利用される。最初にバックアップを作成したあと、次回からは変更されたファイルだけをコピーする方法を差分バックアップという。

出典 ASCII.jpデジタル用語辞典ASCII.jpデジタル用語辞典について

上記の情報では、システム異常や故障ということですが、データを失う状況には、誤った操作によって削除されてしまう。ということも多いかと思います。

バックアップの種類

バックアップというと、PC全体をOSのツールやサードパーティ製のソフトウェアを使用して、PC全体をバックアップすることを想像するのではないでしょうか。
当然、これははじめに考慮する方法ですが、この場合には、バックアップデータのソースとなるデータの大きさ(実際のPCの使用しているディスクサイズ)を考慮して、USBディスクやクラウドに保存先を用意しなくてはなりません。
また、データをリストアするという作業は、意外に面倒な場合が多いです。
ただし、丸々バックアップを取っておいて、システム障害などでディスク交換をした時に、丸々データをリストアすることで、元の状態に戻すことがでいるというメリットがあります。

では、PC全体をバックアップするのではなく、データだけをバックアップする場合は、そのデータだけを、使用しているPC上に保存する、コピーするということになります。
USBディスクは安価になってきていますが、PC全体のデータをバックアップしようとすると、それなりの容量を確保する必要があり、それなりのコストが掛かります。
クラウドを利用する場合、従量課金などになるかと思いますので、データサイズが増えると、コストが増えるということになります。
ただし、クラウドサービスには、ある容量までは無料ということが多いです。容量制限内で収まるように使用すれば無料です。

バックアップツール

WindowsやMacでは、OS標準のツールでバックアップツールを提供しています。
PC をバックアップおよび復元する
https://support.microsoft.com/ja-jp/windows/pc-%E3%82%92%E3%83%90%E3%83%83%E3%82%AF%E3%82%A2%E3%83%83%E3%83%97%E3%81%8A%E3%82%88%E3%81%B3%E5%BE%A9%E5%85%83%E3%81%99%E3%82%8B-ac359b36-7015-4694-de9a-c5eac1ce9d9c

Time Machine で をバックアップする
https://support.apple.com/ja-jp/HT201250

PC全体だけではなく、ある領域単位のバックアップもできますが。PC全体をバックアップする場合には、まずはOS標準のツールを使用してみて、気に入らなければ、サードベンダーのソフトウェアを考えても良いかと思います。
サードパーティのソフトもフリーから結構な金額のものまでピンキリです。ただし値段だけで選ぶと嫌な目に合うこともありますので、評判なども確認してから、あるのであれば試用版を試した方がいいでしょう。

ファイル、データ単位でバックアップを取る場合、手動でPC外部の保存先へコピーするのが、一番単純で簡単な方法です。
Windowsであれば、以前、取り上げたことのある Robocopy を使ってバックアップ(というかコピー)するというのも一つの方法です。

Robocopyを使ったバックアップをしよう
robocopyコマンドの有用なオプション

同様に、Macでも使用できる似たようなツールもあります。
ローカル・リモート・Googleドライブ・SFTP・FTP対応のファイル同期ソフト「FreeFileSync」レビュー
https://gigazine.net/news/20190722-freefilesync/

私は、何度か間違った操作とか、試しにアクセスしてみたサイトでウィルス感染とかで、システムリセットしてきたことがあります。
諦めればいいというデータが多くても、実際にデータを失うと、けっこうなダメージを受けます。

一度、バックアップを考えてみるのもいいのではないでしょうか。